PELATIHAN PERPUSTAKAAN BAGI PENGELOLA PERPUSTAKAAN JURUSAN POLITEKNIK NEGERI SEMARANG

Print
Category: Artikel Kepustakawanan
Published Date Written by Suwarno

PELATIHAN PERPUSTAKAAN BAGI PENGELOLA

PERPUSTAKAAN JURUSAN

POLITEKNIK NEGERI SEMARANG

Oleh: Faizal Ismail

 

A.      Pendahuluan

Berdasarkan Keputusan Menpan No 132/KEP.MPAN/12/2002 bahwa tugas kepustakawanan adalah melaksanakan kegiatan utama dalam lingkungan perpustakaan, dokumentasi dan informasi yang meliputi pengadaan, pengolahan bahan pustaka, pendaya gunaan dan desiminasi informasi baik dalam bentuk cetak, rekam, multimedia dan leketronik serta kegiatan pengkajian untuk pengembangan perpustakaan.

Perpustakaan Jurusan di Politeknik Negeri Semarang adalah perpustakaan yang pengelolaanya dibawah jurusan jurusan yang ada di lingkungan politeknik negeri semarang. Beberapa jurusan yang ada di Politeknik Negeri Semarang Yaitu, Teknik Mesin, Teknik Sipil, Teknik Elektro, Akuntansi, Dan Administrasi Bisnis.

Adapun para pengelola perpustakaan jurusan yaitu para mahasiswa sesuai jurusan masing masing. Sebelum mereka berkecimpung atau terjun dalam pengelolaan perpustakaan jurusan mereka di bekali berbagai macam ilmu dalam penegelolaan perpustakaan.

Melihat besarnya tantangan dalam pengelolaan perpustakaan dan penyebaran informasi, maka dari itu perlu adanya pelatian bagi pengelola perpustakaan jurusan sehingga pada saat mereka terjun dalam kegiatan pengeloaan perpustakan mereka dapat cakap dalam mengelola perpustakaan. Untuk itu diperlukan pengelolaan perpustakaan secara kreatif, inovatif dengan penerapan teknologi informasi yang terus berkembang.

 

 

Tujuan  pelatihan Perpustakaan Jurusan

a.  Meningkatkan kualitas dan kuantitas produktifitas.
b.  Mencapai standar kinerja yang dapat pengelola perpustakaan
c.  Menciptakan sikap loyalitas dan kerjasama yang lebih menguntungkan.
d.  Memenuhi kebutuhan-kebutuhan perencanaan sumber daya manusia.
e.  Membantu pengelola perpustakaan  dalam peningkatan dan pengembangan pribadi mereka.

 

Manfaat pelatihan Perpustakaan Jurusan adalah :
a. Meningkatkan produktifitas
b. memperbaiki cara kerja pengelola perpustakaan .
c. Meningkatkan stabilitas dan efisiensi

d. Meningkatkan kemampuan pelaksanaan tugas dengan baik

e. meningkatkan semangat kerja pengelola perpustakaan jurusan

 

 

B.       Landasan Teori

Manajemen Kinerja adalah manajemen tentang menciptakan hubungan memastikan komunikasi yang efektif. Manajemen kinerja memfokuskan pada apa yang diperlukan oleh organisasi, manajer, dan pekerja untuk berhasil. Manajemen kinerja adalah tentang bagaimanan kinerja dikelola untuk memperoleh sukses. (Wibowo, 2010: 7).

Menurut Nawawi yang dikutip oleh Qalyubi (2003:314) dalam bukunya Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi menyatakan bahwa ada tiga pengertian tentang sumber daya manusia dalam suatu organisasi yaitu:

a.    Sumber daya manusia adalah manusia yang bekerja dilingkungan suatu organisasi yang bias  disebut pegawai, personel, karyawan, atau pekerja.
b. Sumber daya manusia adalah potensi manusia sebagai penggerak organisasi dalam mewujudkan ekstensinya.
c. Sumber daya manusia adalah potensi yang merupakan aset dan berfungsi sebagai modal non materik atau nonfinansial didalam organisasi yang dapat diwujudkan menjadi potensi nyata secara fisik dan non-fisik dalam mewujudkan eksistensi organisasi.

 

          C.       Pembahasan

     Secara langsung keluaran yang  ingin dicapai dalam kegiatan Pelatihan Pengelolaanperpustakaan Jurusanadalah adanya peningkatan kualitas pengelola perpustakaan jurusan di Politeknik Negeri Semarang.

Adapun materi yang disampaikan yaitu meliputi:

1.      Pelayanan Sirkulasi
Pelayanan sirkulasi adalah pelayanan yang menyangkut peredaran bahan-bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan. Pada pelayanan sirkulasi ini dilakukan proses peminjaman bahan pustaka yang boleh dipinjam, penentuan jangka waktu peminjaman,pengembalian bahan pustaka yang dipinjam dan pembuatan statistik peminjaman untuk membuat laporan perpustakaan.
Untuk melancarkan pekerjaan bagian sirkulasi, perlu dibuatkan buku petunjuk yang memuat keterangan-keterangan mengenai :
a.  Peraturan penggunaan bahan pustaka
b.  Macam-macam bahan pustaka yang boleh dan tidak boleh dipinjam.
c.  Jangka waktu peminjaman, besar denda apabila terlambat mengembalikan, menghilangkan atau merusakkan buku yang dipinjam.
d.  Keterangan jam buka perpustakaan
e.  Keterangan mengenai tanda-tanda pada koleksi.
f.  Keterangan-keterangan lain yang dianggap perlu.

2.      Pelayanan Referensi

Pelayanan perpustakaan juga bertugas dibidang pelayanan referensi. Pelayanan sirkulasi berhubungan dengan peminjaman dan pengembalian buku-buku sedangkan layanan referensi berhubungan dengan pelayanan pemberian informasi dan pemberian bimbingan belajar.

Pada dasarnya layanan referensi mempunyai tujuan sebagai berikut :
1. Memungkinkan pengguna perpustakaan menemukan informasi dengan cepat dan tepat.
2. Memungkinkan pengguna melakukan penelusuran literature atau informasi dengan pilihan yang lebih luas.
3. Memungkinkan pengguna menggunakan koleksi referensi yang tepat guna.

3.      Layanan TI

Pengertian TI Teknologi informasi kurang lebihnya adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dari pengirim ke penerima sehingga pengiriman informasi akan lebih cepat, lebih luas sebarannya, dan lebih lama penyimpanannya.

 

Manfaat teknologi informasi bagi perpustakaan sebagai berikut :

1)  Memudahkan itegrasi berbagai kegiatan perpustakaan

2)  Memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan perpustakaan

3)  Membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan

4) Menghilangkan pekerjaan yang bersifat mengulang (Repetitif) dan karenanya tidak menarik dan membosangkan

5) Membantu perpustakaan memperluas jasa perpustakaan

6) Menimbulkan berbagai peluang untuk memasarkan jasa perpustakaan

7) Dapat menghemat uang dan malahan menjadi menghasilakn uang, dan

8) Meningkatkan efesiensi. 

4.    Pengolahan

Pengolahan bahan pustaka adalah kegiatan mengelola berbagai macam bahan pustaka yang dimulai dari bahan pustaka diterima perpustakaan sampai dengan penempatan di tempat penyimpanan bahan pustaka agar bisa dipergunakan oleh siapapun yang membutuhkan.

Fungsi pengolahan bahan pustaka dimaksudkan untuk memudahkan penyimpanan dan temu kembali informasi baik pustakawan maupun pengguna jasa perpustakaan

Empat kegiatan pokok dalam pengolahan bahan pustaka yaitu: (1) inventarisasi, (2) klasifikasi, (3) katalogisasi, (4) dan shelving.

a.      Inventarisasi


Inventarisasi merupakan kegiatan pencatatan bahan pustaka yang telah diputuskan menjadi milik perpustakaan. Pencatatan ini penting agar pengelola perpustakaan maupun orang yang berkepentingan dengan perpustakaan mengetahui jumlah koleksi yang dimiliki, rekam jejak dari pengadaan koleksi tersebut, dan agar tertib administrasi. Beberapa kegiatan atau pekerjaan dalam inventarisasi adalah sebagai berikut:
(1) Pemeriksaan. Pemeriksaan bahan pustaka dapat dimulai dari memeriksa kondisi bentuk fisiknya apakah baik atau cacat, kesesuaian antara jumlah judul dan eksemplar yang dipesan dengan yang diterima, serta kelengkapan isinya apakah ada halaman yang kosong dan apakah kualitas pencetakannya sudah sesuai.
(2) Pengelompokkan. Pengelompokkan dilakukan dengan mengelompokkan bahan pustaka yang telah diperiksa tadi ke dalam bidang-bidang umum, misalnya dikelompokkan berdasarkan judul. Hal ini bertujuan agar memudahkan pekerjaan selanjutnya, seperti penelusuran sementara ataupun pengontrolan.
(3) Pengecapan. Pengecapan stempel kepemilikan dan stempel inventaris dilakukan atas bahan pustaka yang dikelompokkan tadi, pada halaman atau bagian tertentu dari bahan pustaka tersebut. Pada umumnya, minimal tiga cap kepemilikan dibubuhkan pada setiap bahan pustaka. Misalnya pada halaman judul, halaman tertentu di tengah-tengah (contohnya dicap di halaman 17 atau 27 pada bahan pustaka), dan halaman terakhir. Sedangkan, satu cap inventaris dibubuhkan pada setiap halaman judul.
(4) Pencatatan. Semua bahan pustaka yang masuk ke perpustakaan atau yang telah diputuskan menjadi milik perpustakaan harus dicatat pada buku, baik itu buku induk atau langsung dicatat di komputer. Pencatatan ini dapat dipisahkan menurut jenis bahan informasinya. Sebagai contoh, inventaris buku paket, buku fiksi/non fiksi, majalah, CD, referensi, jurnal, peta/atlas, dan sebagainya. Informasi-informasi pada bahan pustaka yang harus dicatat pada buku induk atau komputer minimal terdiri dari nomor urut, tanggal pencatatan, nomor inventaris, asal bahan pustaka, pengarang, judul, impresum, dan keterangan tambahan.

b.      Klasifikasi
Klasifikasi adalah penggolongan atau pengelompokkan buku berdasarkan subyek atau isi bahan pustaka yang bersangkutan. Dengan dasar ini maka bahan pustaka yang subyeknya sama akan berdekatan atau berada pada rak yang sama apapun bentuk bahan pustaka tersebut .Dengan demikian, klasifikasi ini berguna untuk mempermudah pengguna maupun pustakawan dalam penelusuran informasi atau pencarian bahan pustaka di rak.

Sistem klasifikasi yang paling banyak digunakan di perpustakaan sekolah adalah sistem klasifikasi persepuluhan DDC (Dewey Decimal Classification). Sistem ini mengelompokkan bahan pustaka berdasarkan subyek dengan notasi angka persepuluhan. Pengelompokkan pertama disebut kelas utama dengan 10 kelompok (000-900). Kemudian, masing-masing kelompok pada kelas utama ini dibagi lagi menjadi subyek yang lebih kecil yang disebut divisi (000-990). Dari subyek yang kecil ini, dibagi lagi menjadi subyek yang lebih kecil yang disebut subdivisi (000-999). Subdivisi ini dapat dibagi lagi menjadi pembagian yang lebih rinci yang disebut bagan lengkap. Bagi perpustakaan sekolah disarankan cukup menggunakan buku Pengantar Klasifikasi Persepuluhan Dewey yang disusun oleh Towa Hamakonda dan JNB Tairas sebagai pedoman pengklasifikasian.

c.       Katalogisasi
Katalogisasi adalah proses pembuatan daftar pustaka (buku, majalah, CD, film mikro dan sebagainya) milik suatu perpustakaan. Daftar ini berfungsi untuk mencatat koleksi yang dimiliki, membantu proses temu kembali, dan mengembangkan standar-standar bibliografi internasional. Bentuk daftar pustaka ini bermacam-macam, seperti katalog cetakan, katalog berkas, katalog kartu, maupun katalog elektronik yang lazim disebut sebagai OPAC (Online Public Acces Catalog). Masing-masing bentuk katalog ini memiliki kelebihan dan kekurangannya.

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan untuk efisiensi efektivitas proses temu kembali, sebaiknya bentuk katalog pada perpustakaan sekolah menggunakan katalog elektronik (OPAC). Perangkat lunak untuk katalogisasi dalam bentuk elektronik bermacam-macam dan tiap perangkat lunak memiliki kelebihan dan kekurangannya. Sesuai dengan kemampuan perpustakaan sekolah pada umumnya, disarankan menggunakan perangkat lunak WINISIS yang dikembangkan oleh UNESCO atau perangkat lunak SLiMS yang dikembangkan oleh Pusat Informasi dan Humas Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia. Kelebihan kedua perangkat lunak tersebut antara lain adalah tersedia secara gratis di internet dan tidak membutuhkan spesifikasi komputer yang berat/canggih. Selain itu, kedua perangkat lunak tersebut terbukti reliabel telah digunakan oleh banyak perpustakaan-perpustakaan di Indonesia.

d.      Shelving
Shelving adalah kegiatan penjajaran koleksi ke dalam rak/tempat koleksi berdasarkan sistem tertentu. Kegiatan ini merupakan langkah terakhir dari proses pengolahan bahan pustaka. Tujuannya agar koleksi dapat ditemukan dengan mudah dan dapat dikenali oleh pengguna atau pustakawan.

Sistem penjajaran koleksi ke dalam rak ada dua macam:
(1) Berdasarkan jenis, yaitu disusun berdasarkan jenis koleksi dalam bidang apapun dijadikan satu susunan. Sistem ini cocok untuk penjajaran koleksi referensi.
(2) Berdasarkan sandi pustaka atau call number, yaitu disusun berdasarkan urutan nomor kelas sesuai dengan tata susunan koleksi. Sistem ini cocok untuk penjajaran koleksi buku teks.

D.    Penutup

Pelatihan Pengelolaanperpustakaan Jurusan yang difasilitasi oleh UPT Perpustakaan dalam rangka meningkatkan kualitas pengelola perpustakaan di jurusan dengan salah satu tujuannya  untuk meningkatkan pengembangan perpustakaan di tingkat jurusan yang dapat dijadikan sebagai sarana budaya baca di kalangan sivitas akademika khususnya pengelola perpustakaan Jurusan.

 

 

 



 

DAFTAR PUSTAKA

 

Wibowo. 2010. Manajemen Kinerja. Jakarta: Rajawali Press

Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.

Indonesia.Undang – undang Perpustakaan Nomor 43 Tahun 2007. Yogyakarta : Graha Ilmu.

http://librarycorner.org/2007/06/22/pengertian-katalog-dan-katalog-induk/

portal-pendidikan.blogspot.com/2009/04/manajemen-sumber-daya-manusia-di.htm

Qalyubi, Syihabudin dkk. 2003. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi (IPI) : Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta.

Hamakonda, Towa dan J.N.B. Tairas. 2002. Pengantar Klasifikasi Persepuluhan Dewey. Jakarta: BPK Gunung Mulya,

 

 

 

Jl. Prof. H. Soedarto, S.H. Tembalang, Semarang 50275, PO BOX 6199/SMS

Telp. 024-7473417, 024-7499585, 024-7499586 (ext. 119)
Telp/Fax. 024-7472396
email: perpus@polines.ac.id

Copyright 2014 PELATIHAN PERPUSTAKAAN BAGI PENGELOLA PERPUSTAKAAN JURUSAN POLITEKNIK NEGERI SEMARANG. PerpustakaanPolines
Templates Joomla 1.7 by Wordpress themes free